Faktury wystawia się w praktycznie każdej firmie, a więc bardzo ważne jest, aby zautomatyzować ten proces. Dzięki temu firma będzie lepiej funkcjonować, bo zaoszczędzony czas można przeznaczyć na wiele innych działań. Jak jednak sprawić, by wystawianie tych dokumentów przebiegało w sposób szybki i bezproblemowy? Najkorzystniej zainwestować w profesjonalny program!
Prostota, prostota i jeszcze raz prostota
Jaki program do faktur będzie najlepszy? To pytanie zadaje sobie wiele osób, bo na rynku znajdziemy szeroką ofertę ciekawych rozwiązań. Nie jest więc łatwo dokonać właściwego wyboru. Można jednak odróżnić dobry program od takiego, który nie spełni pokładanych w nim nadziei. Jak to zrobić?
Sprawdźmy, czy program do faktur vat jest prosty w obsłudze, czytelny i przejrzysty. Gdybyśmy mieli wybrać jedną najważniejszą zaletę, to właśnie te parametry powinny być decydujące. Nie zawracajmy sobie głowy programami, które są nieczytelne, gdzie trudno znaleźć to, czego szukamy, a jak już, musimy to robić, korzystając z działu “Pomocy”. Naprawdę można łatwiej, a pokazują to chociaż takie rozwiązania jak program do fakturowania od firmy Mega-tech.com.pl.
Szybciej, lepiej, pełna automatyzacja
Ważne więc, aby program był jak najbardziej uproszczony, bo dzięki temu łatwiej o automatyzację wykonywanych zadań. Widać to chociażby podczas wysyłania klientom wystawionych faktur mailem. Nie musimy tracić czasu na dodatkowe czynności, przykładowo na zapisywanie ich w pliku pdf. Podczas wystawiania dokumentu wystarczy jedynie zaznaczyć, że ma on zostać wysłany drogą mailową i w ten prosty sposób faktura automatycznie powędruje do klienta.
Nasza codzienna praca będzie usprawniona, gdy program do faktur vat będzie wyposażony w funkcję zaczytywania danych klienta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Podczas wystawiania faktury – podobnie jak w przykładzie powyżej – wystarczy mały krok, by oszczędzić sobie dodatkową pracę. Po prostu wprowadzamy albo numer NIP, albo REGON, a reszta danych uzupełni się automatycznie. Dzięki tym rozwiązaniom poczujemy, jak oszczędzamy czas i zyskujemy wygodę!
Co jeszcze?
Porządny program powinien zapewniać możliwość wystawiania faktur cyklicznych. Wystarczy tylko zapisać wszystkie stałe dane i określić, jak często faktura ma się generować, przykładowo co tydzień, miesiąc, a może raz na kwartał. Ciekawą opcją są też faktury w obcej walucie. Poza najbardziej znanymi (EUR, GBP i USD) ważne, gdy można wystawić też mniej popularne (przecież możemy mieć klientów z różnych części świata).
Nie zapominajmy jednocześnie o tym, w jakich czasach żyjemy – dzisiaj coraz więcej danych zapisanych jest w tak zwanej “chmurze”. A oznacza to, że programy nie muszą już być zainstalowane na komputerze. Dzięki temu możemy korzystać z nich online na różnych urządzeniach.
Na koniec warto też wspomnieć może nie o najważniejszej kwestii, ale na pewno znacznie ułatwiającej korzystanie z programu. O czym mowa? O dopasowaniu programu do własnych potrzeb, co zagwarantuje stworzenie bardziej przyjaznego środowiska pracy.
Warto kierować się tymi wskazówkami podczas wybierania programu do fakturowania. Już bowiem po tych kilku przykładach widać, jak można usprawnić te zadania i zyskać czas na inne, równie ważne, wyzwania.
