Sprawna, regularna i terminowa obsługa dokumentów przedsiębiorstw jest jednym z czynników determinujących sukces przedsiębiorstwa. Dotyczy to przede wszystkim faktur, czyli najważniejszych dokumentów rozliczeniowych w firmach. Podlegają one ściśle określonym procedurom. Na czym dokładnie polega obsługa faktur i czy to zadanie warto zlecić firmie zewnętrznej? Przekonaj się, że takie rozwiązanie oznacza szereg korzyści!
Na czym polega obsługa faktur w firmie?
Obsługa faktur to proces, którym najczęściej zajmuje się dział finansowo-księgowy. Od podejmowanych działań w dużej mierze zależy zachowanie płynności finansowej firmy. Wszystkie dokumenty przechodzą taką samą drogę, czyli dekretację, akceptację i księgowanie, a coraz częściej również digitalizację. Okazuje się, że przedsiębiorcy coraz chętniej decydują się, aby wydelegować te zadania na zewnątrz, poza struktury własnej organizacji.
Wybierz tańszą obsługę faktur
Przedsiębiorcy decydują się na podjęcie współpracy z zewnętrzną firmą obsługującą faktury ze względu na możliwość zoptymalizowania kosztów. Ci, którzy podjęli taką decyzję, wskazują, że udało im się osiągnąć korzyści w postaci zaoszczędzonych pieniędzy oraz uwolnionych zasobów ludzkich. Przede wszystkim zmniejszają się wydatki przeznaczone na drukowanie i kopiowanie dokumentów, ponieważ nie ma konieczności korzystania z papierowych wersji dokumentów.
Obsługa faktur przez firmę zewnętrzną oznacza, że pracownicy do tej pory zajmujący się tym zadaniem, mogą skupić się na istotnych i wymagających zadaniach zawodowych. Podnosi się ich wydajność i efektywność, co dodatkowo pozwala osiągać korzyści finansowe. Elektroniczna obsługa faktur to także oszczędność miejsca wymaganego na gromadzenie danych w formie papierowej. Warto dodać, że muszą być one przechowywane przez okres 5 lat, co w przypadku dużych przedsiębiorstw oznacza dużą liczbę dokumentów.
Elektroniczna obsługa faktur – wygoda i bezpieczeństwo
Elektroniczna obsługa faktur, ale także teczek osobowych, czy sprawozdań finansowych daje możliwość nieograniczonego dostępu z dowolnego miejsca, w wybranym czasie. Wiąże się także z wyższym poziomem bezpieczeństwa, ponieważ umożliwia pełną kontrolę dostępu i chroni przed wyciekiem danych poprzez dostanie się w niepowołane ręce. Dodajmy, że w przypadku przeprowadzki faktura, elektroniczna teczka osobowa lub jakikolwiek inny dokument dostępny w formie cyfrowej nie musi być przenoszony na nowe miejsce. Tym samym zmniejsza się ryzyko zniszczenia lub zgubienia istotnych danych.
Digitalizacja dokumentów to także korzyści wizerunkowe dla przedsiębiorstwa. Dzięki temu skraca się czas konieczny na zaksięgowanie faktur w systemie i usprawnia cały proces obiegu. Zapewnia to lepszą kontrolę oraz przestrzeganie ustalonych terminów przepływu dokumentów. Ma to znaczenie dla wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa w oczach partnerów biznesowych oraz oznacza korzyści dla funkcjonowania organizacji. Zleć obsługę faktur zewnętrznej firmie i buduj wizerunek nowoczesnego partnera w biznesie!
